Уделите достаточно внимания созданию атмосферы мероприятия. Это тот образ, то общее впечатление, которое отметят и запомнят участники.
Подумайте, как воспринимается ваше мероприятие.
И здесь стоит задуматься о том, сколько у человека органов чувств: их пять – зрение, слух, осязание, обоняние и вкус.
Теперь вопрос: сколько из этих чувств используется на мероприятии? Правильный ответ: все пять. Мы же люди и не можем выключить свое восприятие. К сожалению, часто об этом забывают. В основном заботятся только о визуальном и звуковом оформлении, что с точки зрения расстановки приоритетов действительно верно: более 80 % информации об окружающем мире мы получаем при помощи зрения и слуха. Тем не менее остальные чувства тоже очень важны.
Зрение
Интенсивность освещения. Если вы хотите создать деловую атмосферу, зал, где происходит мероприятие, должен быть освещен достаточно, но не слишком. Приглушенный свет предполагает, что у вас атмосфера камерная, располагающая к эмоциональному неформальному общению, атмосфера вечернего приема. Яркий, агрессивный свет подойдет для очень торжественного мероприятия или презентации. На деловом мероприятии слишком яркий свет в зале будет создавать дискомфорт.
Позаботьтесь о том, чтобы в ходе мероприятия вы могли менять интенсивность освещения. Например, во время выступления докладчика свет может быть более интенсивным, во время показа слайд-шоу или ролика свет понадобится на время притушить.
Визуальная поддержка, шоу. На презентации или фуршете в каком-то месте имеет смысл поставить экран, на котором крутится фильм или клип. Люди будут останавливаться и смотреть. Также достойным сопровождением вашего мероприятия может стать яркое визуальное представление, например лазерное шоу.
Указатели. Вы можете сэкономить на персонале, если расставите указатели для участников. Не будет необходимости ставить специального человека, объясняющего маршрут движения. В некоторых случаях, если мероприятие сложное, проходит в нескольких залах, можно раздать приглашенным схему: вот в этом зале вы находитесь сейчас, здесь курительная, здесь презентация, здесь шведский стол и так далее. И если у человека есть подобная схема, он легко будет ориентироваться даже в новом для себя помещении.
Цветовое оформление залов. Вы можете оформить зал в корпоративных цветах. Вы можете составить какую-то композицию из цветов, которая тоже должна поддерживать либо цвета мероприятия, либо цвета праздника, который вы организуете.
Помните, что цвета программируют определенную реакцию человека: красный возбуждает, зеленый успокаивает и т. д. Оформите зал с использованием цветов, воздушных шариков и композиций из них.
Логотип. Он тоже может стать элементом визуального оформления вашего мероприятия. Сделайте ледяную фигуру в виде логотипа вашей компании, нарисуйте его на большом торте, транслируйте на экран. Вы должны гордиться им, а участники – часто натыкаться на него взглядом. Пусть логотип будет на всех печатных материалах, бэйджах участников, на сувенирах и т. п.
Хорошая идея – баннер позади президиума. Все видели в газетах фотографии крупных чиновников, бизнесменов, выступающих на различных мероприятиях. При этом сразу можно понять, где была сделана эта фотография. Просто потому, что на заднем плане есть какой-то логотип: Interfax, РИА-Новости, World Economic Forum. Компания-организатор, приглашающая важных гостей, заранее подумала о том, как подготовить президиум так, чтобы газеты и журналы фактически бесплатно рекламировали какую-то площадку или мероприятие. Вот как это можно сделать.
Как это работает? Крупный логотип нужен для общих фото президиума, чтобы его было видно издали, на общих планах. Мелкие логотипы будут видны на портретных фото.
Для чего это? Помните о вторичной аудитории! Кстати, поставьте логотип на трибуну, на микрофон.
Участники. Ваши гости тоже могут стать частью дизайна, и вы можете повлиять на это.
Приглашая на мероприятие, предупредите о форме одежды: зал, в котором все дамы одеты в вечерние платья, а мужчины во фраки, уже будет смотреться торжественно.
Выдавайте какой-то общий элемент одежды, который все участники будут надевать. Например, повязку на руку или на шею, одинаковые брошки или значки, декоративные снежинки, майки и т. п. Это зависит от типа вашего мероприятия. Глядя вокруг, участники будут видеть эти элементы и осознавать себя частью некоего сообщества («оранжевая революция» на Украине показала, как эффективен этот подход).
Бэйдж. Наиболее часто на деловых мероприятиях таким элементом становится именной бэйдж (небольшая пластиковая табличка, которая крепится к груди участника либо надевается на шею). Он выполняет сразу две функции: информирует других участников о личности его обладателя и является декоративным элементом. Он позволяет проще устанавливать контакты, находить незнакомых людей, знакомиться. Позаботьтесь о том, чтобы наиболее важный элемент бэйджа был напечатан максимально крупно, чтобы его было легко прочитать. Это может быть фамилия и имя участника, либо название его компании, либо статус (участник, пресса, VIP), цвет, тема мероприятия.
