Как могут быть разделены обязанности внутри команды? Конечно, очень многое зависит от типа мероприятий, которые вы проводите, от того, насколько часто вы их делаете. Тем не менее, есть несколько основных рекомендаций и подходов к распределению работ.
1. Распределение работ по проектам
В этом случае нужно назначить менеджера, который отвечает за весь проект в целом. У него может быть несколько помощников, ассистентов, между которыми он распределяет текущие работы по подготовке мероприятия.
Если появляется новое мероприятие, назначается другой менеджер, отвечающий за новый проект, которому подчинены другие помощники и ассистенты (см. таблицу ниже).
Такая схема работы подходит, если мероприятий не очень много, если они не очень сложные по выполнению или довольно разные по содержанию.
Благодаря такой структуре распределения работ менеджер, отвечающий за проект, держит в руках все нити, он в курсе всего происходящего в рамках проекта. Разные элементы проекта проще соединить в единое целое.
Слабостью такого подхода можно считать то, что результат очень зависит от личности менеджера, его компетенции в той или иной области, от качества и количества его контактов на рынке. Кроме того, такое решение не масштабируемо. Один менеджер не сможет взять следующий проект, пока не закончит текущий. Нет экономии от комплексных договоренностей.
2. Распределение работ по функциям
Если у вас довольно много однотипных мероприятий или готовящееся мероприятие большое и сложное, то можно распределить работу по функциям, то есть разным менеджерам поручаются разные части мероприятия, за которые они отвечают.
Такая структура распределения работ позволяет каждому менеджеру сосредоточиться на выполнении одного типа работ. Он может использовать одну базу контактов для всех проектов, что существенно сократит время на согласования, проведение тендеров и т. п. Можно получить более выгодные условия от поставщиков, оговаривая сразу несколько проектов (экономия на масштабе).
Слабостью такого подхода можно считать то, что результат всего проекта очень зависит от качества работы каждого из звеньев организации мероприятия. В случае если кто-либо из менеджеров окажется недостаточно успешным в выполнении своей части работы, работа всех остальных подразделений окажется под угрозой. Элементы могут не соединиться во времени. Проект может выглядеть как разрозненные части с разным качеством.
При подготовке мероприятий чаще используется комбинация этих подходов.
