Делать это нужно заранее. Если вы хотите забронировать зал для проведения корпоративного праздника в последнюю рабочую пятницу этого года, то учтите, что уже в декабре и ноябре большинство лучших площадок будет занято.
Если же вы хотите забронировать первый рабочий вторник после Нового года, интересные для вас площадки почти наверняка будут свободны. Соответственно, нужно учитывать загрузку площадок в зависимости от времени проведения вашего мероприятия и стараться сделать бронь по возможности заранее. То же касается бронирования номеров в гостинице для участников мероприятия.
Что нужно сообщить при бронировании (пример запроса)
- – Дата и продолжительность мероприятия.
- – Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).
- – Число участников.
- – Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).
- – Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.
- – Будет ли банкет или фуршет.
- – Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.
- – Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).
-
– Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).
- – Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).
В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.
Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место им соответствует.
Вот что надо узнать в первую очередь:
- – наличие охраны;
- – возможность доставки участников к месту проведения мероприятия;
- – наличие парковки (и, возможно, парковщика);
- – пропускная способность зала на вход и выход;
- – доступность зала (насколько сложна планировка здания);
- – легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;
- – наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки;
- – услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;
- – услуг бизнес-центра (например, если понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).
В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.
Важное правило
Менеджер, отвечающий за мероприятие, обязательно, без всяких исключений, должен лично посмотреть зал, приехав на место. Дело в том, что в самом зале или на прилегающей территории могут обнаружиться особенности, которые не были указаны в описании, поскольку они не важны владельцам помещения. Но они могут быть принципиальными для организатора, который визуально примерит помещение именно для готовящегося мероприятия. У этого правила нет исключений.
Отмена бронирования
Учтите, что в некоторых случаях отмена бронирования предполагает с вашей стороны возмещение убытков владельцу площадки. Это связано с тем, что владелец выбранной вами площадки не старался продать ее кому-то другому, пока держал бронь. После отказа он либо не успеет ее продать на это время вообще, либо сможет сделать это на не самых выгодных для себя условиях.
Стоимость отмены бронирования будет возрастать по мере приближения даты мероприятия. Например, отмена за месяц до даты брони не предполагает штрафных санкций, за три недели до мероприятия в случае отмены необходимо будет внести 30 % от стоимости аренды, за одну неделю – 50 %, за три дня и менее – 100 % (то есть всю сумму аренды).
